Giữa sự hỗn loạn của lịch trình làm việc gần 40 giờ mỗi tuần và là một sinh viên toàn thời gian, ngay cả việc nghĩ rằng mình có thể dựa vào trí nhớ để theo dõi mọi thứ cần làm cũng chỉ là một mong ước hão huyền. Do đó, tôi phụ thuộc rất nhiều vào việc tạo danh sách công việc (to-do list) cho hầu hết mọi khía cạnh trong cuộc sống của mình – cuộc sống cá nhân, công việc học tập, các bài tập đến hạn, thời hạn công việc, và nhiều hơn nữa.
Ban đầu, tôi bắt đầu với các danh sách to-do cổ điển trên giấy ghi chú (sticky note), sau đó chuyển sang sử dụng các ứng dụng ghi chú như Goodnotes 6 và Notability để theo dõi mọi thứ cần làm khi tôi có một chiếc iPad và Apple Pencil. Khi nhận ra rằng điều đó không hiệu quả với mình, tôi đã chuyển sang Google Tasks và gắn bó với nó trong nhiều năm. Ứng dụng này có giao diện dễ sử dụng, tối giản và hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Gmail.
Mặc dù trải nghiệm của tôi khi sử dụng Google Tasks cho đến nay rất tuyệt vời và tôi yêu thích giao diện tối giản của nó, nhưng tôi bắt đầu nhận thấy những điểm hạn chế của nó. Đương nhiên, tôi bắt đầu thử nghiệm với mọi ứng dụng to-do list mà tôi có thể tìm thấy, và cuối cùng tôi đã chọn Todoist. Mặc dù Todoist không hẳn là mới và đã có mặt từ nhiều năm, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự dùng thử nó cho đến gần đây. Nhưng một khi tôi đã dùng, tôi nhận ra mình đã bỏ lỡ nhiều điều đến thế nào.
Todoist Cho Phép Sắp Xếp Tác Vụ Theo Độ Ưu Tiên
Sự khác biệt lớn trong quản lý công việc bận rộn
Trong Google Tasks, tôi chia tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mình thành các danh sách riêng biệt và đặt tất cả các tác vụ cần làm vào từng danh sách đó. Ví dụ, thời hạn công việc thuộc danh sách công việc, tác vụ học tập thuộc danh sách khác, việc cá nhân thuộc danh sách khác, v.v. Mặc dù điều đó giúp mọi thứ được tổ chức phần nào, nhưng vấn đề nảy sinh khi các danh sách bắt đầu chồng chất.
Todoist với tính năng sắp xếp ưu tiên tác vụ
Một khi điều đó xảy ra, việc xác định tác vụ nào cần tôi chú ý trước tiên và tác vụ nào có thể để lại một chút trở nên khó khăn hơn. Google Tasks cho phép bạn sắp xếp tác vụ theo Ngày (Date), Đánh dấu sao gần đây (Starred), Tiêu đề (Title) và thứ tự bạn thêm chúng. Tôi thường sắp xếp tác vụ theo Ngày, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng phản ánh điều tôi thực sự cần hoàn thành trước. Một số tác vụ trong danh sách của tôi chưa đến hạn nhưng lại quan trọng hơn. Đồng thời, một số tác vụ khác sắp đến hạn nhưng lại không cấp bách. Điều tôi thực sự cần là một cách thích hợp để xếp hạng các tác vụ theo độ ưu tiên, để tôi không lãng phí thời gian vào các tác vụ ít quan trọng hơn chỉ vì chúng nằm cao hơn trong danh sách.
May mắn thay, Todoist cho phép bạn làm điều đó một cách chính xác và cho phép bạn chọn độ ưu tiên của một tác vụ khi thêm nó vào danh sách. Bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Ưu tiên 1 (Priority 1) (quan trọng nhất và được đánh dấu màu đỏ), Ưu tiên 2 (Priority 2), Ưu tiên 3 (Priority 3), và Ưu tiên 4 (Priority 4) (ít quan trọng nhất và không có màu). Nó hoạt động đúng như bạn tưởng tượng: các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện gần đầu danh sách công việc hàng ngày của bạn. Tương tự như cách tôi có các danh sách riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống trên Google Tasks, tôi cũng có hệ thống tương tự trên Todoist. Sự khác biệt ở đây là tôi có thể sắp xếp các danh sách Todoist của mình theo độ ưu tiên, điều này thực sự thay đổi cách tôi quản lý công việc.
Điều tôi thực sự thích là cách Todoist làm cho việc thêm cấp độ ưu tiên vào một tác vụ trở nên đơn giản. Thay vì cần mở các menu thả xuống (mặc dù bạn có thể), một cách đơn giản hơn là chỉ cần gõ p1, p2, hoặc p3 vào tên tác vụ. Todoist sẽ tự động gán cấp độ ưu tiên ngay khi tác vụ được tạo. Tương tự, nếu bạn đang xem danh sách tác vụ của mình trong một dự án hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác và muốn sắp xếp nó theo độ ưu tiên trên trang web hoặc ứng dụng máy tính của Todoist, bạn có thể chỉ cần nhấn phím P trên bàn phím, và nó sẽ ngay lập tức sắp xếp các tác vụ của bạn dựa trên mức độ quan trọng.
Nhắc Nhở Của Todoist Thông Minh và Linh Hoạt Hơn
Bởi vì một lời nhắc sau thời hạn chỉ là “thêm muối vào vết thương”
Đây là điều: tôi có trí nhớ kém. Mặc dù tôi kiểm tra danh sách công việc và lịch của mình nhiều lần trong ngày để xem những gì cần phải làm, tôi luôn đánh giá cao một lời nhắc nhở khi thực sự đến lúc làm điều gì đó, chỉ để đảm bảo nó không bị bỏ sót. Rất nhiều lần, tôi sẽ quên hoàn toàn hoặc nhớ ra sau hàng giờ, thường là khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao những lời nhắc đáng tin cậy lại quan trọng đến vậy đối với tôi, và đó là một trong những điều đầu tiên tôi tìm kiếm ở một ứng dụng năng suất.
Thiết lập nhắc nhở trước thời hạn trong Todoist
Sự linh hoạt mà Todoist mang lại cho bạn khi thiết lập nhắc nhở cho các tác vụ trong danh sách của bạn đơn giản là không thể sánh bằng. Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở vào ngày và giờ bạn đã lên lịch cho tác vụ. Nhưng điều tôi đặc biệt yêu thích là khả năng đặt lời nhắc tùy chỉnh. Bạn có thể yêu cầu Todoist nhắc nhở bạn về một tác vụ cụ thể dựa trên một ngày và giờ cụ thể, hoặc thậm chí một khoảng thời gian nhất định trước khi tác vụ đến hạn. Tôi thấy điều này tốt hơn nhiều so với việc nhận được lời nhắc ngay khi tác vụ đến hạn, vì đến thời điểm đó, đã quá muộn để chuẩn bị hoặc dành thời gian cho nó. Vậy thì một lời nhắc có ích gì nếu nó chỉ xuất hiện khi đã quá muộn?
Với Todoist, tôi có thể yêu cầu ứng dụng nhắc nhở tôi 10 phút trước khi tác vụ đến hạn, vài giờ trước, hoặc thậm chí một tuần trước. Có một số tác vụ mà tôi muốn nhận được lời nhắc vào một ngày và giờ cụ thể không phải là ngày đến hạn thực tế. Todoist cũng cho phép bạn làm điều đó, và có thể nhắc nhở bạn về một tác vụ chính xác vào thời điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc lặp lại cho các tác vụ thường xuyên lặp lại chỉ bằng cách gõ một cái gì đó như “mỗi thứ Hai lúc 6 giờ tối”.
Ví dụ, tôi có một lời nhắc lặp lại được đặt cho mỗi ngày lúc 10 giờ sáng để nhắc tôi uống thuốc buổi sáng, và một lời nhắc lúc 10 giờ tối để uống thuốc buổi tối. Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, có rất nhiều tác vụ tôi cần làm khi đến trường. Mặc dù tôi thường mở danh sách công việc để kiểm tra những gì cần làm, nhưng lời nhắc dựa trên vị trí của Todoist giúp điều này trở nên dễ dàng hơn nữa. Thay vì dựa vào bản thân để nhớ kiểm tra danh sách, tôi có thể chỉ cần đặt một lời nhắc tự động kích hoạt khi tôi đến một địa điểm nhất định, như trường đại học của mình.
Ví dụ, ngay khi tôi bước vào khuôn viên trường, Todoist sẽ gửi thông báo cho tôi để nhắc tôi nói chuyện với giáo sư về một bài tập sắp tới hoặc đến văn phòng tài chính để thảo luận điều gì đó. Đó là một chi tiết nhỏ, nhưng nó giúp tôi theo dõi mọi thứ mà không cần phải liên tục cảnh giác.
Bộ Lọc Nâng Cao Của Todoist Là Tính Năng “Thay Đổi Cuộc Chơi”
Tìm tác vụ cần thiết không nên trở thành một tác vụ khác
Danh sách việc cần làm của tôi luôn tràn ngập. Tôi có xu hướng thêm mọi thứ nhỏ nhặt cần làm chỉ để đảm bảo mình không quên, vì vậy việc nó hiếm khi trống rỗng không phải là điều ngạc nhiên. Hầu hết thời gian, tôi kiểm tra danh sách của mình trong lúc vội vàng hoặc khi đang di chuyển, và việc cuộn qua một danh sách tác vụ không ngừng để tìm thứ thực sự quan trọng ngay bây giờ có thể gây khó chịu. Google Tasks không có cách nào hiệu quả để lọc các tác vụ trong danh sách của bạn.
Todoist có các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ, và việc thu hẹp chính xác tác vụ tôi đang nghĩ đến trở nên đơn giản nhất có thể một khi bạn nắm được cách sử dụng. Với công cụ này, bạn cần tạo trước một bộ lọc bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, trừ khi bạn muốn sử dụng một trong ba bộ lọc mặc định: Được gán cho tôi (Assigned to me), Ưu tiên 1 (Priority 1) và Xem tất cả (View all). Mặc dù chúng khá dễ hiểu, bộ lọc “Được gán cho tôi” hiển thị tất cả các tác vụ được gán cho bạn, “Ưu tiên 1” hiển thị các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất, và “Xem tất cả” hiển thị tất cả các tác vụ đang hoạt động.
Sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo bộ lọc riêng của bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như | (OR), & (AND), ! (NOT), và nhiều ký hiệu khác để xây dựng các truy vấn bộ lọc tùy chỉnh nhằm hiển thị chính xác những gì bạn muốn thấy. Ví dụ, tôi có một bộ lọc được thiết lập để hiển thị tất cả các tác vụ quá hạn và được gắn thẻ “đại học”, và một bộ lọc khác hiển thị bất kỳ tác vụ nào đến hạn hôm nay hoặc ngày mai với độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể lọc tác vụ dựa trên từ khóa (như search: XDA để xem tất cả các tác vụ chứa từ “XDA”). Tương tự, bạn có thể lọc theo thời hạn, giúp dễ dàng xem các tác vụ quá hạn hoặc các tác vụ sắp tới. Chẳng hạn, để kiểm tra các bài tập tôi chưa hoàn thành và đã đến hạn hôm nay hoặc quá hạn, tôi đã tạo một bộ lọc với cú pháp: (today | overdue) & #College.
Nếu bạn chưa quen với hệ thống bộ lọc và muốn tìm các tác vụ mình muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên hơn, tính năng Filter Assist của Todoist sẽ giúp ích. Bạn có thể chỉ cần gõ một cái gì đó như “tất cả tác vụ công việc đến hạn vào ngày mai” và nó sẽ chuyển đổi thành một truy vấn như tomorrow & #Work, và voila! Sau khi các bộ lọc của bạn được tạo, bạn có thể sử dụng chúng chỉ với một cú nhấp chuột để hiển thị tất cả các tác vụ đáp ứng các thông số bạn đã đặt.
Tôi không ngờ mình lại yêu thích Todoist đến vậy
Thành thật mà nói, tôi đã có những nghi ngờ khi lần đầu tiên dùng thử Todoist. Tôi nghĩ sâu thẳm trong lòng mình, “Không ai cần một ứng dụng to-do đầy đủ tính năng đến mức này, nó sẽ chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn mà thôi.” Nhanh chóng đến hôm nay, và điều hối tiếc duy nhất của tôi là đã không thử Todoist một cách nghiêm túc sớm hơn.
