Với bộ công cụ năng suất, khả năng lưu trữ đám mây và tích hợp sâu rộng trên Windows 11, Microsoft 365 đã trở thành lựa chọn mặc định của nhiều người dùng. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều cá nhân và tổ chức dần rời bỏ nền tảng này do gánh nặng từ mức phí đăng ký tăng lên không ngừng và việc thiếu quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân. Mặc dù thị trường không thiếu các giải pháp thay thế Microsoft 365, Nextcloud vẫn nổi bật nhờ những ưu điểm vượt trội.
Nextcloud là một nền tảng miễn phí và mã nguồn mở, cung cấp một gói giải pháp hấp dẫn, cho phép người dùng thoát khỏi sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất mà không phải trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những khía cạnh chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng mà thường vượt trội hơn Microsoft 365.
6. Quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu tối ưu
Ưu điểm của việc tự lưu trữ (Self-hosting)
Giao diện trang chủ Nextcloud trên máy chủ tự lưu trữ, thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu.
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Về cơ bản, “tự lưu trữ” (self-hosting) có nghĩa là bạn chạy phần mềm Nextcloud trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể triển khai nó trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, một máy chủ riêng ảo (VPS), một Raspberry Pi, hoặc thậm chí là thiết bị NAS. Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp người dùng dễ dàng thiết lập.
Hãy hình dung bạn điều hành một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên. Bạn xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc bảo mật. Nếu bạn muốn tránh phí đăng ký và lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự lưu trữ Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng tại văn phòng sẽ là giải pháp lý tưởng.
5. Hệ sinh thái ứng dụng phong phú và mạnh mẽ
Không còn bỏ lỡ các ứng dụng Microsoft 365 của bạn
Hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn của Nextcloud biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ cộng tác và năng suất mạnh mẽ. Theo mặc định, Nextcloud đã tích hợp sẵn tất cả các ứng dụng thiết yếu như Mail (Thư), Contacts (Danh bạ), Calendar (Lịch), Tasks (Nhiệm vụ) và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, sơ đồ và nhiều hơn nữa. Mặc dù các ứng dụng này không giàu tính năng như các đối thủ từ Microsoft, chúng vẫn hoàn thành tốt công việc. Nextcloud đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt một loạt các ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của Nextcloud. Từ các ứng dụng năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, có rất nhiều lựa chọn để bạn lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này đã nhận được nhiều cải tiến đáng kể với bản cập nhật Nextcloud gần đây.
Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các tệp khác ngoài hình ảnh vào bảng trắng (whiteboards) để nâng cao các phiên động não. Nextcloud Deck (một công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho các thẻ, hỗ trợ Markdown trong phần bình luận và khả năng sao chép bảng kèm hoặc không kèm dữ liệu. Bạn có thể tìm hiểu tất cả các cải tiến từ trang chính thức của Nextcloud.
4. Dashboard năng suất và tùy biến cao
Tùy chỉnh trải nghiệm Nextcloud theo ý bạn
Dashboard Nextcloud với các widget tùy chỉnh hiển thị thông tin tổng hợp, tối ưu năng suất.
Nextcloud cung cấp trải nghiệm người dùng có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một dashboard duy nhất và tùy chỉnh nó để tạo thành một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị các sự kiện lịch, nhiệm vụ, tệp gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả các nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra còn có tùy chọn thay đổi hình nền cho dashboard.
Nextcloud cũng hỗ trợ chủ đề tối và phông chữ tùy chỉnh để nâng tầm cá nhân hóa. Ngược lại, dashboard của Microsoft 365 Home chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp gần đây. Mặc dù hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp.
Người dùng Microsoft 365 phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ. Điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với Nextcloud.
3. Quản lý đa phương tiện chuyên nghiệp
Quản lý ảnh và video tải lên hiệu quả
Giao diện quản lý ảnh trong Nextcloud, sắp xếp và phân loại theo album, thẻ.
Khả năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud ban đầu khá cơ bản, nhưng đã phát triển đáng kể trong vài năm gần đây. Bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số thư mục là mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng các thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để nhanh chóng xem lại chúng. Có một tab “Places” (Địa điểm) để xem lại ảnh và video của bạn theo vị trí. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản về quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ tài khoản OneDrive của mình.
2. Tính chất mã nguồn mở và minh bạch
Kiểm tra mã nguồn Nextcloud
Cấu trúc thư mục của Nextcloud, minh họa khả năng tự quản lý tệp trên nền tảng mã nguồn mở.
Tính chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản trong nhận diện của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu hoặc chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Tính chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng các nhà phát triển, cộng tác viên và người dùng nhiệt tình, năng động.
Nhìn chung, bằng cách chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn sẽ không bị ràng buộc vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của mình.
1. Khả năng cộng tác và chia sẻ mạnh mẽ
Chia sẻ tệp quan trọng một cách chuyên nghiệp
Menu chia sẻ tệp trong Nextcloud, cho phép thiết lập quyền truy cập và mật khẩu.
Giống như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể thiết lập quyền hạn chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn nữa, Nextcloud còn có tùy chọn đặt mật khẩu và ngày hết hạn để bảo vệ nội dung bảo mật khỏi những người không có quyền truy cập.
Tính năng bổ trợ yêu thích của tôi là tab Hoạt động (Activity). Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp. Tính năng này rất tiện lợi cho việc kiểm tra nhật ký và theo dõi các thay đổi đối với tài liệu quan trọng.
Nextcloud: Giải pháp đám mây cá nhân toàn diện
Nhìn chung, việc lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế cực kỳ hấp dẫn. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud cung cấp quyền kiểm soát chưa từng có đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các khoản phí đăng ký hàng tháng và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ không dùng đến, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành đám mây riêng tư bằng Nextcloud.
