Hầu hết các nhóm làm việc hiện nay đều sử dụng một “chắp vá” các công cụ để hoàn thành công việc hàng ngày. Slack để trò chuyện, Trello hoặc Notion cho quản lý nhiệm vụ và tài liệu, Zoom cho các cuộc gọi, và Google Drive cho mọi thứ khác – những công cụ này hoạt động hiệu quả riêng lẻ, nhưng lại thiếu sự liên kết thực sự giữa chúng. Tình trạng này dẫn đến sự hỗn loạn, phân tán và đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng. Huly có thể chính là giải pháp mà nhiều đội nhóm đang tìm kiếm.
Huly là một nền tảng mã nguồn mở, tự host (self-hosted) tích hợp tất cả các yếu tố thiết yếu của làm việc nhóm – trò chuyện, quản lý dự án, tài liệu, gọi điện – vào một giao diện nhanh chóng, hợp lý. Nền tảng này chạy trên cơ sở hạ tầng của riêng bạn, không yêu cầu phí đăng ký, không bị giám sát, chỉ đơn thuần là giải pháp cộng tác linh hoạt được thiết kế cho các đội nhóm thực sự. Điều đáng nói là, không giống như phần lớn các công cụ tự host khác, Huly thực sự mang lại trải nghiệm rất tốt và chuyên nghiệp.
Vấn đề của các công cụ làm việc nhóm truyền thống
Sự phân mảnh và mất tập trung trong quy trình làm việc
Nếu bạn từng làm việc trong lĩnh vực công nghệ, bạn sẽ quen với kịch bản này: Slack hoặc Microsoft Teams gửi tin nhắn đến. Bạn trả lời, và ai đó chia sẻ tài liệu Notion hoặc Asana, bạn mở nó ra. Một liên kết Trello được gửi để cung cấp ngữ cảnh. Một lời mời tham gia Google Meet xuất hiện cho cuộc họp, sau đó là tóm tắt cuộc họp được gửi lại trong Slack. Một nửa thời gian của bạn được dành cho việc chuyển đổi giữa các tab, kiểm tra thông báo và quản lý ngữ cảnh. Mỗi ứng dụng đều tạo thêm ma sát. Tuy nhiên, chúng ta vẫn chấp nhận nó vì đó là những gì mọi người đang sử dụng.
Điện thoại hiển thị biểu tượng ứng dụng Slack, minh họa sự phân mảnh của các công cụ làm việc nhóm phổ biến.
Vấn đề với thiết lập phân mảnh này không chỉ nằm ở sự bất tiện mà còn ở khả năng tập trung. Khi bạn liên tục phải điều phối giữa các nền tảng, bạn dễ dàng mất đi sự tập trung. Khả năng tài liệu hóa mọi thứ đúng cách hoặc kết nối đúng người vào cuộc trò chuyện cũng giảm đi. Cuộc đối thoại trở nên phân tán, và thời gian bị lãng phí. Huly giải quyết vấn đề này bằng cách đưa mọi thứ vào một nơi. Và không phải theo cách vụng về, chắp vá như Microsoft Teams hay một không gian làm việc Notion quá tải. Tất cả đều được thiết kế từ đầu để tạo cảm giác như một hệ thống thống nhất.
Huly: Cách tiếp cận tích hợp để cộng tác
Xây dựng như một nền tảng hoàn chỉnh, không phải là tập hợp các công cụ
Một khi bạn đã cài đặt Huly trên một máy chủ đám mây hoặc qua Docker, bạn sẽ ngay lập tức nhận ra mức độ tư duy đã được đầu tư vào trải nghiệm người dùng. Bạn có các kênh (channels) và tin nhắn trực tiếp (DMs) tương tự như Slack để trò chuyện nhóm, nhưng đồng thời cũng có cấu trúc dự án phong phú, liên kết các nhiệm vụ, tài liệu, thảo luận và dòng thời gian lại với nhau. Bạn có thể tham gia cuộc gọi video trực tiếp từ một nhiệm vụ. Bạn có thể cộng tác ghi chú cuộc họp trong một dự án mà không cần mở một ứng dụng khác. Huly có các module tích hợp cho mọi thứ, từ chia sẻ tài liệu đến chia sẻ tệp và thậm chí cả khảo sát. Và vì tất cả đều được tự host, nó hoạt động rất nhanh chóng.
Huly cung cấp quyền quản lý quyền hạn chi tiết, giao diện hiện đại và tối giản. Nền tảng này hỗ trợ Markdown, nhắc tên (@mentions), chia sẻ tệp, danh sách kiểm tra (checklists) và thẻ (tags). Bạn thậm chí có thể tích hợp với Google Calendar và Gmail để kéo dữ liệu từ các dịch vụ của Google. Và vì là mã nguồn mở, bạn có thể tự do tùy chỉnh hoặc đóng góp vào sự phát triển của nó.
Huly không áp đặt một cấu trúc duy nhất phù hợp với tất cả. Bạn có thể định hình một quy trình làm việc phù hợp với cách nhóm bạn thực sự hoạt động. Điều đó có thể có nghĩa là sử dụng Huly như một trình quản lý tác vụ đầy đủ với thời hạn và phân công, hoặc sử dụng nó giống như một wiki có hỗ trợ nhắn tin và gọi điện theo thời gian thực. Sự linh hoạt này là không phổ biến. Hầu hết các nền tảng chỉ cung cấp một cách làm việc. Huly giống như một bộ các khối xây dựng mạnh mẽ, được kết nối tốt với nhau.
Kiểm soát linh hoạt: Đối tượng người dùng của Huly
Ai nên sử dụng Huly?
Giao diện quản lý cấu hình module của nền tảng Huly, cho phép tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu sử dụng.
Tôi đã thử nghiệm rất nhiều ứng dụng tự host. Một số trông rất tuyệt trên GitHub nhưng lại kém hiệu quả khi sử dụng thực tế. Một số khác rất xuất sắc nhưng tốn hàng giờ để cài đặt hoặc cần sự quản lý liên tục. Huly không mắc phải những nhược điểm đó. Nó được trau chuốt một cách đáng ngạc nhiên, cả về trải nghiệm người dùng (UX) và độ ổn định. Quy trình thiết lập ban đầu rất mượt mà. Các cài đặt mặc định hợp lý. Và vì nó là mô-đun hóa, bạn không bắt buộc phải sử dụng mọi tính năng – bạn có thể tắt tính năng video, trò chuyện hoặc thậm chí là các công cụ dự án nếu bạn không cần chúng. Ví dụ, module Nhân sự có thể không cần thiết với một số đội nhóm.
Đây cũng là một trong số ít công cụ mà việc sử dụng phiên bản tự host không hề mang lại cảm giác thua kém so với một giải pháp SaaS thương mại. Thậm chí, nó còn là một sự nâng cấp. Bạn có được tốc độ, quyền riêng tư, toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình và không có phí định kỳ. Bạn không cần lo lắng về việc đạt đến giới hạn lưu trữ hoặc bị ép buộc nâng cấp lên gói “Pro” để truy cập các tính năng mà nhóm bạn thực sự cần.
Tất nhiên, Huly không dành cho tất cả mọi người. Nếu nhóm của bạn đã gắn bó sâu sắc với Microsoft 365 hoặc Google Workspace, việc chuyển đổi có thể là một thách thức. Nhưng nếu bạn là một nhóm làm việc từ xa, một startup, một agency, hoặc một nhóm chuyên gia kỹ thuật đã quen với việc tự host các công cụ như GitLab, Vaultwarden hay Nextcloud, Huly sẽ cảm thấy rất phù hợp. Nó hòa nhập vào cơ sở hạ tầng hiện có của bạn, tương thích tốt với các công cụ hiện đại và loại bỏ những rắc rối hàng ngày do quy trình làm việc phân tán.
Huly cũng mở ra những cách làm việc mới mẻ và thú vị. Bạn có thể cấu trúc các dự án dài hạn và tổ chức thảo luận trực tiếp trong cùng một ứng dụng. Tổ chức các cuộc họp với ghi chú được chia sẻ và có thể tìm kiếm. Ghi lại các quyết định mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Và điều tuyệt vời nhất, toàn bộ hệ thống thuộc về bạn với toàn quyền kiểm soát dữ liệu và quy tắc của riêng bạn.
Nắm quyền kiểm soát quy trình làm việc của nhóm
Huly không chỉ là một ứng dụng năng suất thông thường. Theo quan điểm của chúng tôi, đây là một sự tái định nghĩa về cách các đội nhóm, đặc biệt là các đội nhóm nhỏ, hợp tác khi họ kiểm soát các công cụ của riêng mình. Nó giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh, thắt chặt các vòng phản hồi và biến các cuộc họp cũng như tin nhắn thành một phần của hệ thống lớn hơn thay vì những tiếng ồn phân tán. Nó mang những ưu điểm tốt nhất của phần mềm SaaS hiện đại vào một giải pháp tự host, mã nguồn mở, điều này rất tuyệt vời khi ngân sách eo hẹp và quyền riêng tư dữ liệu là yếu tố thiết yếu.
Nếu bạn đã từng cảm thấy thất vọng bởi sự phân mảnh trong quy trình làm việc hàng ngày của mình hoặc cảm thấy bị gò bó bởi các công cụ không được tạo ra cho cách nhóm bạn thực sự làm việc, Huly rất đáng để bạn cân nhắc nghiêm túc.
