Trong thế giới công việc với vô vàn nhiệm vụ, thời hạn và nguồn lực cần theo dõi, việc quản lý dự án đôi khi có thể trở nên quá tải. Mặc dù các nền tảng chuyên biệt đầy tính năng hứa hẹn sự cộng tác liền mạch, trực quan hóa dữ liệu và tự động hóa mạnh mẽ, nhưng chúng không phải là lựa chọn phù hợp cho tất cả mọi người. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu giải pháp tối ưu cho việc quản lý dự án bằng Excel đã có sẵn trên máy tính của bạn? Đúng vậy, chúng ta đang nói về Microsoft Excel. Với sự quen thuộc kết hợp cùng tính linh hoạt, Excel vẫn là một công cụ cực kỳ hiệu quả để quản lý dự án ở mọi quy mô. Hãy cùng chúng tôi đi sâu vào phân tích lý do vì sao Excel vẫn giữ vững vị thế “vô địch” trong lĩnh vực quản lý dự án hiện đại.
7 Lý Do Khiến Excel Trở Thành Công Cụ Quản Lý Dự Án Vượt Trội
1. Giao Diện Quen Thuộc, Dễ Tiếp Cận Với Mọi Thành Viên
Không Cần Học Hỏi Nhiều
Mẫu kế hoạch dự án marketing trên Excel
Cho dù bạn sử dụng Basecamp, Asana, Jira, Airtable hay Monday.com, tất cả các nền tảng này đều đòi hỏi một khoảng thời gian làm quen và học hỏi. Với vai trò là người quản lý dự án, có thể bạn đã thành thạo việc điều hướng phần mềm, nhưng các thành viên trong nhóm của bạn có thể không có cùng mức độ quen thuộc đó.
Ngược lại, cấu trúc lưới với các hàng và cột của Excel là phổ biến và dễ nhận biết trên toàn cầu. Ngay cả giữa các phiên bản Excel khác nhau, giao diện cốt lõi vẫn nhất quán. Hơn nữa, Excel có sẵn trên hầu hết mọi nền tảng mà bạn có thể nghĩ đến, từ Windows, macOS đến web và thiết bị di động.
2. Khả Năng Tùy Biến Vô Hạn và Linh Hoạt Thích Nghi
Làm Chủ Công Cụ, Không Bị Công Cụ Chi Phối
Mẫu quản lý dự án và kế hoạch công việc trong Excel
Đây là điểm mà Excel thực sự tỏa sáng so với các công cụ quản lý dự án truyền thống. Không giống như các ứng dụng tiêu chuẩn, bạn không cần phải tuân theo một cấu trúc được định nghĩa trước. Bạn có thể tự thiết kế các cột và hàng, áp dụng định dạng để theo dõi chính xác dữ liệu mà bạn cần cho dự án của mình. Hơn nữa, các dự án hiếm khi diễn ra đúng theo kế hoạch ban đầu. Tính linh hoạt của Excel cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh và thích nghi với những thay đổi về tiến độ hay phạm vi công việc.
Nếu bạn đã có một thiết lập dự án hiện có trên Trello hoặc Asana, việc xuất và nhập tác vụ vào Excel không hề phức tạp. Đối với các dự án lớn, bạn có thể chia nhỏ công việc thành nhiều bảng tính hoặc sổ làm việc khác nhau và liên kết chúng lại với nhau để dễ dàng quản lý.
Ví dụ, nếu bạn đang điều hành một chiến dịch marketing cho một chuỗi nhà sách, bạn có thể tạo một bảng tính tiêu chuẩn với các chi tiết cần thiết. Khi các nỗ lực marketing của nhà sách mở rộng, bạn có thể tạo các bảng Excel riêng cho mỗi chiến dịch. Và nếu chuỗi cửa hàng mở rộng sang nhiều địa điểm, hãy thêm một bảng tính cho từng địa điểm và tổng hợp dữ liệu vào một bảng tổng thể (master sheet).
3. Thư Viện Mẫu Đa Dạng Giúp Tiết Kiệm Thời Gian Quý Báu
Bắt Đầu Nhanh Chóng Với Các Mẫu Sẵn Có
Hầu hết các ứng dụng quản lý dự án đều cung cấp một thư viện mẫu mạnh mẽ, và Excel cũng không ngoại lệ. Bạn có thể sử dụng thư viện mẫu chính thức của Microsoft hoặc khám phá các cửa hàng bên thứ ba như Etsy để tìm các mẫu quản lý dự án phù hợp. Thay vì bắt đầu từ con số 0, các mẫu này cung cấp một cấu trúc sẵn có, giúp giảm đáng kể thời gian và công sức thiết lập ban đầu.
Là một người quản lý dự án, bạn có thể tập trung vào việc lập kế hoạch và triển khai thay vì lo lắng về việc định dạng hay xây dựng cấu trúc. Thậm chí, bạn có thể tự tạo một cấu trúc quản lý dự án từ đầu, lưu nó dưới dạng mẫu và tái sử dụng cho tất cả các dự án tương lai của mình, tối ưu hóa quy trình làm việc.
4. Định Dạng Có Điều Kiện & Khả Năng Phân Tích Dữ Liệu Mạnh Mẽ
Đa Dạng Tính Năng Hỗ Trợ Quản Lý Dự Án
Mẫu Excel quản lý dự án với tính năng định dạng có điều kiện
Đây là một lĩnh vực khác mà Excel vượt trội hơn hẳn so với các công cụ quản lý dự án truyền thống. Thư viện công thức và hàm phong phú của Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp và phân tích dữ liệu dự án một cách chuyên sâu. Điều này bao gồm tính toán chi phí dự án, theo dõi tiến độ công việc và phân tích mức độ sử dụng tài nguyên.
Tuy nhiên, tính năng quản lý dự án yêu thích của nhiều chuyên gia là định dạng có điều kiện (conditional formatting). Tính năng này cho phép bạn áp dụng các hiệu chỉnh trực quan, như màu sắc, biểu tượng và thanh dữ liệu vào các ô dựa trên các tiêu chí cụ thể. Chẳng hạn, một người quản lý dự án xây dựng đang sử dụng Excel để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ khác nhau.
Họ có thể có một cột “Trạng thái Nhiệm vụ” với các giá trị như “Chưa bắt đầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Sau đó, họ có thể áp dụng định dạng có điều kiện để tô màu đỏ cho các nhiệm vụ “Chưa bắt đầu”, màu vàng cho “Đang tiến hành” và màu xanh lá cây cho các nhiệm vụ “Hoàn thành”. Chỉ cần nhìn lướt qua, người quản lý dự án có thể nhanh chóng xác định nhiệm vụ nào đang đi đúng hướng và nhiệm vụ nào cần được chú ý.
Chúng ta mới chỉ chạm đến bề mặt các khả năng của định dạng có điều kiện, tiềm năng ứng dụng của nó là vô tận. Đối với phân tích dữ liệu, bạn có thể sử dụng Pivot tables để nhanh chóng tổng hợp và phân tích một lượng lớn dữ liệu dự án.
Giống như nhiều công cụ quản lý dự án hiện đại, Excel cũng tích hợp tiện ích bổ sung AI tên là Copilot. Bạn có thể triệu hồi công cụ AI này của Microsoft, đặt câu hỏi về các dự án của mình và nhận được câu trả lời liên quan chỉ bằng cách nhập văn bản.
5. Hỗ Trợ Biểu Đồ Gantt và Dòng Thời Gian Hiệu Quả
Theo Dõi Tiến Độ Dự Án Như Một Chuyên Gia
Mẫu biểu đồ Gantt và kế hoạch dự án trong Microsoft Excel
Biểu đồ Gantt và dòng thời gian là những công cụ thiết yếu cho việc quản lý dự án. Mặc dù Excel không phải là một phần mềm PM chuyên dụng, nó vẫn có thể tạo và quản lý các biểu đồ này một cách hiệu quả. Người quản lý dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ bằng cách cập nhật trạng thái và thời lượng của các nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt.
Ví dụ, giả sử một nhóm đang lên kế hoạch cho một hội nghị lớn của công ty. Họ có thể tạo một bảng tính Excel với các cột cho tên nhiệm vụ (chọn địa điểm, mời diễn giả, marketing, đăng ký), ngày bắt đầu, thời lượng và các phụ thuộc. Sau đó, họ sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng (stacked bar chart) để tạo biểu đồ Gantt, trực quan hóa toàn bộ lịch trình hội nghị một cách rõ ràng và khoa học.
6. Khả Năng Cộng Tác Cải Tiến Cho Đội Nhóm
Cùng Nhau Quản Lý Dự Án Hiệu Quả
Máy tính xách tay Windows 11 hiển thị bảng điều khiển Excel với nhiều biểu đồ
Mặc dù Excel không nổi tiếng về khả năng cộng tác thời gian thực như các nền tảng quản lý dự án chuyên dụng (hay Google Sheets), nó vẫn cung cấp nhiều tính năng để hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Bạn có thể tạo một sổ làm việc được chia sẻ thông qua OneDrive hoặc Google Drive, theo dõi các thay đổi trong thời gian thực và chèn bình luận, ghi chú. Thậm chí, bạn có thể thêm một bảng tính README chuyên dụng để đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ mục tiêu và quy trình của dự án.
Ngoài ra, Excel còn cung cấp tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu hoặc đặt ngày hết hạn cho bảng tính của bạn, giúp bảo mật thông tin dự án khỏi những truy cập không mong muốn.
7. Giải Pháp Tiết Kiệm Chi Phí Vượt Trội
Đi Kèm Với Gói Microsoft 365
Biểu đồ được tạo bởi Copilot trong Excel
Microsoft 365 là gói phần mềm năng suất phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp và chuyên gia. Nó cung cấp Outlook không quảng cáo, 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive và các ứng dụng Office gốc như Excel, cùng nhiều tính năng khác. Điều này có nghĩa là bạn không cần trả thêm phí cho một công cụ quản lý dự án riêng biệt.
Thực tế, hầu hết các công cụ quản lý dự án chuyên dụng có giá khoảng 10 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Và khi bạn có hàng trăm thành viên trong nhóm, chi phí này có thể nhanh chóng lên đến hàng nghìn đô la mỗi tháng, trở thành một khoản đầu tư không nhỏ.
Lời Kết: Đã Đến Lúc Đánh Giá Lại Sức Mạnh Của Excel
Quên Đi Phần Mềm Quản Lý Dự Án Phức Tạp?
Trước khi bạn đầu tư vào một nền tảng quản lý dự án khác, hãy xem xét kỹ hơn Microsoft Excel. Không giống như nhiều tùy chọn phần mềm PM khác, Excel mang lại cho bạn quyền kiểm soát hoàn toàn đối với dữ liệu và cách nó được trình bày. Nó loại bỏ sự phức tạp, xóa bỏ rào cản học hỏi và tăng cường năng suất của nhóm bạn một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đang xử lý một dự án phức tạp, bảng tính của bạn có thể nhanh chóng trở thành một tập hợp lớn các cơ sở dữ liệu. Dưới đây là những mẹo hàng đầu để xử lý chúng như một chuyên gia.
