Trong khi Notion đã thành công rực rỡ trong việc quản lý ý tưởng, dự án và tổ chức nhóm, nó vẫn còn những hạn chế nhất định về khả năng kiểm soát dữ liệu cá nhân và không gian làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion mang tính riêng tư cao, thì một wiki tự lưu trữ (self-hosted wiki) chính là lựa chọn tối ưu. Có rất nhiều công cụ như vậy, nhưng Docmost nổi bật với một cái nhìn mới mẻ về quản lý tài liệu và năng suất làm việc nhóm.
Chúng tôi đã trải nghiệm Docmost và thực sự ấn tượng. Dưới đây là những lý do tại sao Docmost trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho bất kỳ ai muốn xây dựng một không gian làm việc năng suất “tất cả trong một”.
Giao diện quen thuộc, không cần học lại
Không mất thời gian làm quen
Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của Docmost là giao diện người dùng cực kỳ quen thuộc, gần như phản chiếu Notion. Sự tương đồng có chủ đích này giúp giảm đáng kể đường cong học tập. Không như một số đối thủ khác của Notion (như Logseq, Anytype hay Capacities), bạn sẽ không gặp khó khăn khi bắt đầu sử dụng Docmost trên máy tính để bàn. Nếu bạn đã quen với bố cục, cấu trúc và chức năng của Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn thoải mái với Docmost. Thậm chí, cấu trúc tổ chức của nó cũng giống hệt Notion, một điểm cộng lớn.
Giao diện chính Docmost với bố cục quen thuộc như Notion giúp người dùng dễ dàng bắt đầu
Trình soạn thảo hiện đại với lệnh gạch chéo (Slash Command)
Loại bỏ thanh công cụ lộn xộn
Docmost ưu tiên một không gian làm việc sạch sẽ và không lộn xộn. Việc tích hợp lệnh gạch chéo (slash command) giúp hợp lý hóa quá trình tạo nội dung. Bạn có thể dễ dàng chèn nhiều loại khối, tùy chọn định dạng và các phần tử nhúng chỉ với các lệnh văn bản đơn giản, tránh phải dùng đến các thanh công cụ cồng kềnh. Điều này mang lại trải nghiệm viết nhanh hơn và mượt mà hơn.
Nếu bạn chưa quen với lệnh gạch chéo, bạn luôn có thể sử dụng ngôn ngữ Markdown để định dạng ghi chú của mình. Markdown đặc biệt hữu ích cho những người ưa thích quy trình làm việc dựa trên bàn phím. Mục lục cũng rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu dài. Giống như Notion, khả năng gán biểu tượng độc đáo cho các trang Docmost giúp bổ sung một nét trực quan sinh động.
Chúng tôi cũng rất thích một số chi tiết thông minh trong trình soạn thảo. Ví dụ, khi bạn thêm một khối chú thích (callout block), bạn có thể chọn giữa các loại thông tin (info), cảnh báo (warning), nguy hiểm (danger) và thành công (success).
Khả năng tổ chức mạnh mẽ, linh hoạt
Tạo không gian làm việc riêng biệt cho từng mục đích
Docmost cho phép người dùng tạo các không gian làm việc riêng biệt (workspaces), mỗi không gian đóng vai trò là một trung tâm chuyên dụng cho các dự án và nhóm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể có các không gian làm việc riêng cho “Dự án cá nhân”, “Cộng tác nhóm” và “Cơ sở tri thức”.
Tính năng này rất tiện lợi cho những người dùng phải xử lý nhiều vai trò hoặc quản lý các dự án đa dạng, vì nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và có tổ chức cho công việc của họ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo một cấu trúc phân cấp các trang và trang con. Ví dụ, bạn có thể có một trang “Dự án X” và thêm các trang con cho “Nghiên cứu”, “Lập kế hoạch” và “Thực hiện”. Khả năng tùy biến là vô tận.
Docmost cho phép tạo nhiều không gian làm việc riêng biệt để tổ chức dự án và nhóm hiệu quả
Hỗ trợ chèn biểu đồ và sơ đồ chi tiết
Trực quan hóa dữ liệu tức thì
Đây là điểm mà Docmost vượt trội so với Notion. Docmost có hỗ trợ tích hợp sẵn cho Mermaid. Bạn có thể dễ dàng tạo nhiều loại biểu đồ khác nhau, như biểu đồ lưu đồ (flowcharts), biểu đồ trình tự (sequence diagrams) và biểu đồ Gantt, trực tiếp trong trình soạn thảo bằng cú pháp văn bản đơn giản.
Bạn có thể viết mã Mermaid vào trình soạn thảo Docmost và nền tảng sẽ tự động hiển thị biểu đồ theo thời gian thực. Sự tích hợp liền mạch này giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc, vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bên ngoài để tham chiếu biểu đồ. Bạn thậm chí có thể mở trình soạn thảo Excalidraw ngay trong một trang Docmost, sử dụng trình soạn thảo mạnh mẽ này để tạo biểu đồ và nhúng nó vào. Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp từ nhiều dịch vụ khác nhau như Google Drive, Figma, Miro, Typeform và Framer.
Cộng tác thời gian thực hiệu quả
Cập nhật thông tin liên tục
Docmost ngang hàng với Notion về khả năng cộng tác thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên trong nhóm với quyền cụ thể (chỉ đọc hoặc chỉnh sửa) và bắt đầu cộng tác ngay lập tức. Điều này giúp công việc nhóm trở nên mượt mà hơn rất nhiều, giảm đáng kể các cuộc họp và chuỗi email. Docmost cũng hỗ trợ lịch sử trang và một hệ thống lệnh để tham gia thảo luận.
Tính năng cộng tác thời gian thực của Docmost hỗ trợ làm việc nhóm và chia sẻ thông tin liền mạch
Khả năng tự lưu trữ (Self-hosting): Quyền kiểm soát dữ liệu tối thượng
Lưu trữ dữ liệu workspace trên máy chủ riêng của bạn
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến chúng tôi bị Docmost thu hút là khả năng tự lưu trữ của nó. Khả năng này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm của mình trên máy chủ riêng, một đám mây riêng hoặc thậm chí là một máy cục bộ (phương pháp được ưu tiên). Mức độ kiểm soát này mang lại cảm giác bảo mật và an tâm đáng kể.
Đối với những người dùng xử lý dữ liệu mật, khía cạnh riêng tư này là cực kỳ quan trọng. Việc biết rằng dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí mà bạn hoàn toàn kiểm soát là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bạn không phải lo lắng về các vụ vi phạm dữ liệu, việc bị khóa dữ liệu không cần thiết hoặc truy cập trái phép từ các nguồn bên ngoài.
Docmost cho phép người dùng tự lưu trữ dữ liệu, mang lại quyền kiểm soát và bảo mật tối đa cho thông tin cá nhân và doanh nghiệp
Bắt đầu hành trình tự lưu trữ của bạn với Docmost
Rõ ràng, Docmost không chỉ là một bản sao chép của Notion. Nó lấy những điểm tốt từ Notion và bổ sung thêm một lớp bảo mật mạnh mẽ với khả năng tự lưu trữ. Tất nhiên, Docmost không hoàn hảo. Chúng tôi mong muốn được thấy các tùy chọn cơ sở dữ liệu (dạng danh sách, thư viện, bảng, bảng Kanban và lịch), ứng dụng di động và tự động hóa quy trình làm việc trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, Docmost đã làm rất tốt các tính năng cơ bản và với khả năng cộng tác thời gian thực, nó có thể là công cụ hoàn hảo cho các cá nhân và nhóm bận rộn đang tìm kiếm một không gian làm việc riêng tư. Hãy thử Docmost ngay hôm nay để giữ cho dữ liệu cá nhân của bạn an toàn khỏi những con mắt tò mò. Nếu Docmost không phù hợp với bạn, hãy xem xét một lựa chọn thay thế tự lưu trữ khác có tên Outline.
Logo của Docmost, thể hiện thương hiệu phần mềm quản lý tài liệuNguồn: Docmost
Docmost
Xem tại Trang web chính thức
