Làm việc tại nhà (WFH) mang lại nhiều lợi ích hấp dẫn – không tắc đường, giờ giấc linh hoạt, và có thể thoải mái làm việc với đồ bộ. Tuy nhiên, hình thức này cũng đi kèm với vô số thách thức riêng. Đối với nhiều người, vấn đề lớn nhất lại đến từ một điều đơn giản: làm sao để gia đình không làm phiền trong suốt các cuộc họp quan trọng khi đang làm việc trong văn phòng tại gia?
Dù đã nhiều lần thông báo cho gia đình về các cuộc gọi hay buổi họp quan trọng, nhưng không ít lần vẫn có người gõ cửa, gọi từ hành lang, hoặc thậm chí đi thẳng vào phòng ngay giữa buổi thuyết trình. Cần có một cách để mọi người biết khi nào bạn đang họp, lý tưởng nhất là không phải la lớn mỗi lần như vậy. Đó là lúc ý tưởng về việc lắp đặt một màn hình bên ngoài văn phòng tại nhà xuất hiện – một thứ gì đó trực quan, nổi bật, có thể báo hiệu rõ ràng: “Đang họp. Quay lại sau.”
Tái Khám Phá Chiếc Tablet Cũ: Giải Pháp Tối Ưu Chi Phí
Tận dụng thiết bị sẵn có để hiển thị trạng thái bận
Trong quá trình tìm kiếm các giải pháp, người viết chợt nhớ ra có một chiếc tablet Android cũ đang nằm “đắp chiếu” trong ngăn kéo. Chiếc máy này không còn nhanh nhạy như trước, nhưng màn hình vẫn hoạt động tốt, có thể kết nối Wi-Fi và vẫn tải được ứng dụng. Bấy nhiêu đó là đủ.
Ý tưởng nảy ra là có thể biến nó thành một bảng điều khiển trạng thái trực tiếp nếu tìm được ứng dụng phù hợp. Sẽ còn tuyệt vời hơn nếu nó có thể tự động lấy thông tin từ lịch làm việc và cập nhật trạng thái. Sau một thời gian tìm kiếm, giải pháp hoàn hảo đã xuất hiện – Spacepad, một ứng dụng hiển thị trạng thái phòng họp tự host (self-hosted) hoạt động với Microsoft 365 và sẽ sớm hỗ trợ Google Workspace, lịch cá nhân và thậm chí cả CalDAV.
Ứng dụng này sở hữu giao diện sạch sẽ, có thể tùy chỉnh và rất nhẹ. Hơn hết, nó hoàn toàn miễn phí nếu bạn chọn phương pháp tự host.
Giao diện Spacepad hiển thị trạng thái cuộc họp trên tablet cũ, giúp tối ưu không gian làm việc tại nhà.
Hướng Dẫn Thiết Lập Spacepad: Đơn Giản Bất Ngờ
Cài đặt dễ dàng với Docker cho người dùng không chuyên
Người viết không phải là người xa lạ với các công cụ tự host, nhưng cũng không phải là một nhà phát triển toàn thời gian. May mắn thay, việc thiết lập Spacepad lại vô cùng đơn giản. Do đã có sẵn một máy chủ tại nhà đang chạy Docker, nên việc còn lại chỉ là nhân bản (clone) kho lưu trữ GitHub và làm theo hướng dẫn.
Chỉ mất vài thao tác chỉnh sửa nhỏ trong file .env, chủ yếu để thiết lập quyền truy cập, và ứng dụng đã chạy cục bộ chỉ trong vòng một giờ. Giao diện của Spacepad chạy trên ứng dụng đồng hành được thiết kế riêng cho các màn hình treo tường, với văn bản lớn, dễ đọc và hình ảnh trực quan, rõ ràng.
Ngay sau khi ứng dụng hoạt động, người viết mở ứng dụng Spacepad trên chiếc tablet và nhập địa chỉ IP cục bộ của phiên bản Spacepad đang chạy. Thế là xong! Màn hình hiển thị trạng thái phòng họp cá nhân đã sẵn sàng hoạt động.
Gắn Tablet Bên Ngoài Văn Phòng: Tín Hiệu Trực Quan Đắc Lực
Hiệu quả tức thì và tính năng tích hợp thông minh
Chiếc tablet được gắn cố định lên tường bằng một giá đỡ in 3D. Giờ đây, nó nằm ngay bên cạnh cửa văn phòng, ở đúng tầm mắt, cung cấp các cập nhật trạng thái khả dụng theo thời gian thực. Khi đang trong cuộc họp, màn hình sẽ báo “Đang họp”. Khi rảnh rỗi, nó sẽ hiển thị lịch trình tiếp theo. Không còn tình trạng phải đoán mò hay bị làm phiền đột ngột.
Sự thay đổi nhỏ này đã tạo ra một sự khác biệt lớn. Thay vì phải liên tục nhắc nhở mọi người không làm phiền, chiếc tablet đã làm điều đó thay. Ngay cả khi ai đó quên rằng bạn đang họp, sẽ rất khó để bỏ qua một màn hình lớn đang phát sáng bên ngoài cửa, liên tục nhắc nhở. Có một điều thú vị là: một màn hình phát sáng có xu hướng được mọi người coi trọng hơn nhiều so với một tờ ghi chú dán. Tín hiệu trực quan là tức thì. Màu xanh lá cây có nghĩa là rảnh. Màu đỏ có nghĩa là đang có cuộc gọi. Nó tinh tế nhưng lại cực kỳ hiệu quả.
Màn hình Spacepad trên tablet được gắn bên ngoài văn phòng tại nhà, hiển thị trạng thái cuộc họp màu đỏ.
Spacepad kéo dữ liệu trực tiếp từ Microsoft 365, bao gồm các sự kiện trong lịch và trạng thái khả dụng của phòng. Việc tích hợp lịch này có nghĩa là người dùng không cần phải nhập bất kỳ thông tin nào theo cách thủ công. Nó phản ánh lịch trình thực tế theo thời gian thực. Và nếu bạn gán một phòng cho lời mời họp của mình như cách người viết làm với văn phòng tại nhà, nó cũng sẽ hiển thị trạng thái của phòng đó.
Màn hình cập nhật động khi lịch làm việc thay đổi. Nếu một cuộc họp bị dời lịch hoặc hủy, chiếc tablet sẽ ngay lập tức phản ánh điều đó. Mức độ tự động hóa này giúp người dùng tập trung vào công việc, thay vì phải quản lý thêm một ứng dụng hoặc thiết bị khác.
Vì là giải pháp tự host, người dùng cũng có toàn quyền kiểm soát dữ liệu. Không có phí đăng ký và việc theo dõi bị hạn chế, vì nó chỉ liên kết với tài khoản Microsoft 365 và chỉ có quyền truy cập vào lịch.
Một Chiến Thắng Lặng Lẽ Trong Mớ Hỗn Độn WFH
Lợi ích to lớn từ một thay đổi nhỏ
Điều khiến người viết ngạc nhiên nhất là một thay đổi nhỏ như vậy lại có thể tạo ra sự khác biệt lớn đến thế. Nhờ có chiếc tablet thông báo một cách rõ ràng rằng bạn đang bận, số lần bị gián đoạn đã giảm xuống mức tối thiểu. Nó cũng bổ sung thêm một chút cấu trúc vào thói quen làm việc tại nhà. Giờ đây, việc tập trung trở nên dễ dàng hơn khi nhìn thấy lịch trình được sắp xếp rõ ràng như vậy – không còn tình trạng mất dấu thời gian hay luống cuống giữa các cuộc họp.
Và thành thật mà nói, nếu bạn là một trong số những người đang sử dụng tablet để điều khiển trợ lý nhà thông minh, bạn sẽ đồng ý rằng nó trông cực kỳ “ngầu”. Một bảng điều khiển kỹ thuật số bóng bẩy bên ngoài cửa văn phòng khiến không gian làm việc của bạn trở nên chuyên nghiệp như một phòng họp riêng, ngay cả khi đó chỉ là một phòng ngủ dự phòng.
Việc biến một chiếc tablet cũ thành màn hình hiển thị trạng thái phòng họp có thể không nghe có vẻ mang tính cách mạng, nhưng đối với bất kỳ ai làm việc tại nhà với các cuộc gọi video thường xuyên, đây thực sự là một giải pháp thay đổi cuộc chơi. Với Spacepad, người viết đã có được một giải pháp trông chuyên nghiệp mà không phải tốn một xu nào cho phần cứng mới hay các khoản phí hàng tháng.
Nếu bạn có một chiếc tablet cũ nằm không và một lịch làm việc hỗ trợ Microsoft 365, chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên thử giải pháp này. Đây là một dự án đơn giản nhưng giải quyết được một vấn đề thực tế, và có thể mang lại cho bạn thêm vài khoảnh khắc yên bình, không bị gián đoạn khi làm việc tại nhà. Trong khi đó, chúng tôi đang mong chờ sự tích hợp CalDAV và Google Calendar sắp tới để có thể kết nối nó vào lịch cá nhân của mình nữa.
